Co możesz zrobić żeby partner Twojego wydarzenia był zachwycony

No dobra, to może trochę ekstremalne, ale byłeś w podobnej sytuacji, prawda?
Jak bardzo wyjątkowe mogą być te wspomniane możliwości promocyjne? Wszystko zależy od Was – Ciebie, PR Managerze, oraz Ciebie, Organizatorze eventu.

Co jest ważne?

Prawdziwie wyjątkowe wydarzenia mają dwie ważne części, o których trzeba pamiętać i o które trzeba zadbać. Większość organizatorów konferencji (bo o tego typu eventach będę pisał) skupia się tylko na jednej z nich, w dodatku nie w tak dużym stopniu w jakim powinni. Ta część to mówcy i wszystko co z nimi związane. Gdzie tu filozofia, prawda? Wystarczy ich zaprosić, a oni przyjadą i za darmo wygłoszą swoje przemówienia. Świetnie, a co z ich transportem, zakwaterowaniem, doświadczeniem przez nich eventu oraz – co najważniejsze – ich przygotowaniem do wystąpienia?

“To mówców trzeba przygotowywać? Przecież są mówcami!” – zapytasz. A ja odpowiem: “Profesjonalnych mówców nie, ale Ty najprawdopodobniej zaprosiłeś ekspertów, których poprosiłeś o przemówienie”. O tym, jak ich przygotować – w osobnym artykule.

Druga część konferencji to uczestnicy i wszystko, co z nimi związane. I tutaj zaczyna się robić ciekawie, bo jest tyyyyyle możliwości, żeby zbudować dla nich wyjątkowe doświadczenie wydarzenia. Ale Ty tego nie robisz. Nie, ekspres z kawą i zamówiony catering się nie liczą.

Ta druga część jest szczególnie istotna dla PR Managera ze wstępu, więc rozwiń ją, Organizatorze! Uczestników nie wystarczy tylko zaprosić na wydarzenie i dać im pić i jeść. Najważniejsze to zbudować dla nich doświadczenie, a to jest świetną okazją do zaangażowania partnerów wydarzenia.

Nawet nazwa się liczy

Skoro już wspomniałem słowo “partnerów”, to ustalmy coś na początek – firmy nie powinny być sponsorami wydarzeń. Powinny być partnerami. Różnica? Sponsor daje kasę, którą organizatorzy wykorzystują do organizacji. Partner angażuje się w wydarzenie (również finansowo), żeby dostarczyć jak najlepsze doświadczenie dla uczestników. Sponsor jest kimś z zewnątrz, kto zostaje na zewnątrz. Partner jest kimś z zewnątrz, kto staje się częścią inicjatywy.

Zbuduj doświadczenie

No to jak zbudować to doświadczenie? Najlepiej działają rzeczy, których uczestnicy nie mogą doświadczyć w dowolnej chwili (np. muzyka na żywo vs. nagranie), rzeczy dostarczające zabawy (np. gry), nowej wiedzy (np. interaktywne wystawy), rzeczy szokujące (np. ciekawie zaprezentowane statystyki) i wzbudzające emocje (np. rywalizacja).

I jak tutaj firma może współpracować z konferencją? Organizując jedną z aktywności dla uczestników. Jeśli w uczestnikach wydarzenia wzbudzisz emocje, to lepiej zapamiętają oni wydarzenie i firmę. Dodatkowo – różnego rodzaju wyjątkowe atrakcje są częściej fotografowane i nagrywane zarówno przez uczestników, jak i profesjonalne ekipy obsługujące eventy w tym zakresie, co przekłada się na widoczność firmy w materiałach po konferencji.

Ale ale! Konkrety!

Zacznijmy od prostego case study z mojego podwórka. Na TEDxWroclaw 2014, firma copywriterska DajemySłowo miała swoje stoisko. Całkiem standardowe rozwiązanie, ale jego wykorzystanie było już niestandardowe. Firma pracuje ze słowami, więc każdemu uczestnikowi konferencji wręczono pojedynczą literę (były przyczepione do oparć siedzeń w sali konferencyjnej). Uczestnicy mieli za zadanie (co zostało wytłumaczone przez prowadzącego) znaleźć osoby z innymi literami, z którymi mogliby formować słowa. Dla ekipy, która ułoży w trakcie eventu najdłuższe słowo, były przewidziane nagrody. Ale czy dla nagród to robiono? Oczywiście, że nie. Chodziło o fun, bo uczestnicy tworzyli też krótkie słowa, takie jak “lek”. Najwięcej zabawy mieli członkowie słowa “dopieprzamy”, a ci, którzy ułożyli “entrepreneurship” zasugerowali się przemówieniem Radka Miszczaka, który skarżył się na długość tego wyrazu. Przy tej prostej aktywności świetnie bawili się zarówno uczestnicy, jak i ludzie z firmy DajemySłowo, którzy ją przygotowali. Nasz cel, jako organizatorów eventu, był inny – żeby nakłonić uczestników do poznawania nowych ludzi i rozmów z nimi.

No ale…

“No fajnie, ale my jesteśmy poważną firmą, która produkuje zaprawę budowlaną”. Świetnie, przynieś klocki LEGO na event i daj je tym dorosłym uczestnikom, którzy przecież nigdy w życiu nie pozwoliliby sobie na infantylne gierki. Albo zrób konkurs murowania. Serio. Tylko zadbaj o to, żeby uczestnicy nie pobrudzili sobie garniaków.

“No fajnie, ale my jesteśmy poważnym eventem, na którym pojawiają się tylko dyrektorzy”. OK, to daj im coś, na czym im zależy i co będzie wyjątkowe. Mój znajomy był kiedyś na konferencji, gdzie zrobiono ankietę. Graficznie. Na ścianie. Najlepiej widać to na zdjęciu, ale ogólnie chodziło o to, że w kolumnach były pytania, a w rzędach odpowiedzi – taka matryca, gdzie na przecięciach rzędów z kolumnami były wbite gwoździe. Uczestnicy musieli na nich owijać kolorową nić, która potem tworzyła wykres i ładnie pokazywała ogólną opinię uczestników. Rozwiązanie dość proste, a efektywne.

Reprezentujesz firmę samochodową? Zaoferujcie jazdy próbne uczestnikom w trakcie wydarzenia.
Software house? Pokażcie się jako świetny pracodawca z super atmosferą pracy – macie pokój gier w biurze? Przenieście go na event. Oferujecie darmowe lunche pracownikom? Zapewnijcie wystrzałowy catering na konferencji. Restauracja? Catering to jedno, ale może warto wystawić kolację dla mówców dzień przed eventem? Albo śniadanie dzień po?

Pokażcie i dajcie uczestnikom doświadczyć to, kim jesteście i co robicie.

Macie inny cel? Rekrutacja? Załatwcie escape room na wydarzenie (dla nas na TEDxWroclaw zrobili to ludzie z https://www.piwnica-quest.com/), zróbcie zagadki w temacie swojej działalności i zobaczcie jak radzą sobie uczestnicy.

Co jeszcze można zrobić?

Jest jeszcze parę innych aspektów konferencji, które można wykorzystać. Na przykład tzw. welcome packi (torby z materiałami/prezentami dla uczestników). Zamiast wkładać do nich 3 długopisy, 2 notesy, 15 ulotek, daj tam coś, co przyda się osobom, które je dostają. My, TEDxWroclaw, będąc w partnerstwie z firmą tołpa, dajemy kosmetyki (zarówno męskie, damskie jak i unisex) naszym uczestnikom. Znam mnóstwo osób, które po konferencji stwierdziło “wow, świetne mają kosmetyki, będę ich używać więcej!” (wliczając w to mnie samego).

Inny aspekt – Organizatorze, zamiast przez 8 godzin non-stop bombardować uczestników poważnymi przemówieniami, zaproś do wystąpienia w połowie wydarzenia komika lub iluzjonistę. Albo zespół muzyczny. Muzyka jest świetnym rozluźniaczem i sprawia, że publiczność ma chwilę na odpoczynek między wymagającymi skupienia tematami. A Ty, PR Managerze – zapłać za ten występ i chwal się tym rozmawiając z uczestnikami.

Wszystko co robicie na wydarzeniu, drogi PR Managerze i szanowny Organizatorze, powinno mieć wartość dodaną dla uczestników. Nie chodzi o to, żeby firma miała nowych klientów, a wydarzenie wpływy z biletów. Jeśli swoją uwagę skupicie na tym, żeby uczestnicy mieli świetne doświadczenie, to ci klienci i te wpływy się pojawią. I wtedy wszystkie trzy strony będą zwycięzcami.

PS. jaką atmosferę i doświadczenie mieliśmy na TEDxWroclaw 2015, możecie zobaczyć tutaj: