Event jako niesamowita podróż – jak dobrze poprowadzić konferencję?

Jak może wyglądać problem?

Niedawno byłem na konferencji, na której konferansjer wychodził na scenę, a potem dość monotonnym głosem czytał notki o prelegentach. Te same notki, które każdy uczestnik miał w katalogu rozdawanym razem z identyfikatorem. Te same notki, które były dostępne jeszcze przed wydarzeniem na stronie internetowej i w social mediach. Niektóre były długie. Odłożyłem grzecznie tego prowadzącego do szufladki “flaki z olejem”.
To niestety jest częsty widok.
Źle wybrany konferansjer prawdopodobnie nie zrobi z dobrej konferencji złej (będzie tylko łyżką dziegciu), ale z pewnością dobrze wybrany konferansjer może z dobrej zrobić świetną i sprawić, że będzie jeszcze bardziej niezapomniana.

Para prowadzących

W 2015 na TEDxWroclaw zrobiliśmy kilka eksperymentów. Nie były one żadną nowością w świecie konferansjerki, ale dla nas tak.
Po pierwsze – zdecydowaliśmy się na dwójkę prowadzących. Event poprowadziła ze mną Patrycja Obara.
Patrycja jest vocal coachem (tudzież nauczycielem śpiewu), ma świetny angielski i wyjątkową osobowość sceniczną. Mi z kolei niejednokrotnie mówiono, że mam radiowy głos (szczególnie kiedy mówię po angielsku) i sam fakt tego, że jaram się TEDem i TEDxem dodawał mi wiarygodności na naszej scenie. Z Patrycją poznaliśmy się około rok wcześniej, kiedy zaprosiłem Patrycję, żeby wystąpiła na TEDxWroclaw 2014. Od tamtego czasu zaprzyjaźniliśmy się, dzięki czemu przed publicznością mogliśmy stanąć wiedząc, że dynamika w naszych rozmowach doda wartości całemu wydarzeniu. Wyszło świetnie, bo uzupełnialiśmy się, kiedy było trzeba, a jednocześnie zmiany między nami wprowadzały różnorodność.
Opcja ta była też bardzo bezpieczna, bo każde z nas było w stanie poprowadzić event samemu, więc nie straszne nam były żadne choroby, spóźnione autobusy itp.

Fabuła

Po drugie – oparliśmy całe wydarzenie o przygody Alicji w Krainie Czarów (tematem eventu było “Wonderland”) i scenariusz wydarzenia napisaliśmy na podstawie książki Lewisa Carolla. Przemówienia ułożyliśmy w kolejności odpowiadającej przygodom Alicji i każde zapowiadaliśmy dodając jakieś smaczki z powieści. Publiczności się to spodobało, bo wiele osób później chwaliło nas za to rozwiązanie.
Opieranie się na istniejącym utworze było dla nas łatwiejsze i szybsze. Miało też dodatkowy plus – publiczność od razu odnalazła się w tej fabule. Nie musieliśmy wprowadzać dodatkowych postaci, ani wątków. Po prostu wykorzystaliśmy coś, co uczestnicy już znali.

Musical

Rok 2016 przyniósł nam jeszcze bardziej odjechany koncept. Konferansjerów było dużo więcej. Byłem oczywiście ja – ale tylko od rzeczy organizacyjnych; mówców natomiast zapowiadali… aktorzy i muzycy Teatru Muzycznego Capitol. Dla każdego prelegenta artyści Capitolu przygotowali wyjątkowe zapowiedzi – różniły się one zarówno stylem, muzyką i treścią.
To był strzał w dziesiątkę!
Możesz obejrzeć jak wyglądało całe wydarzenie tutaj:

Mówcy chętniej przyjmowali zaproszenia wiedząc, że będą częścią takiej innowacji, a uczestnicy mówili, że te zapowiedzi były niesamowite!
Wszystko to oczywiście nie byłoby możliwe, gdyby nie wsparcie Teatru Muzycznego Capitol z Konradem Imielą na czele.

Prywatnie o mówcach

Kiedy organizujesz konferencję i jesteś też jej prowadzącym, dużo łatwiej jest o innowację – sam o niej decydujesz i sam ją egzekwujesz. Nie trzeba natomiast wymyślać cudów na kiju, żeby publiczność chwaliła konferansjera. W listopadzie prowadziłem International PMI Poland Chapter Congress i jedną, dość drobną rzecz zrobiłem inaczej niż na większości konferencji.
Prawie wszyscy mówcy w swoich biogramach mieli napisane, że są różnego rodzaju project managerami – nic dziwnego, to kongres przeznaczony dla PMów. Zapowiadanie każdego powtarzając: “X jest project managerem w firmie Y i ma certyfikat Z”, byłoby po prostu nudne. Poza tym te informacje każdy mógł przeczytać na stronie lub w drukowanym programie.
Postanowiłem więc zrobić coś innego. Z prawie każdym prelegentem porozmawiałem przed eventem lub w jego trakcie i pytałem: “Co robisz prywatnie? Czym się pasjonujesz, jakie masz hobby? Co ciekawego mogę o Tobie powiedzieć?”. A potem opowiadałem o tym na scenie, zapowiadając ich. Rezultaty zadziwiły nawet mnie!
Jeden z prelegentów pokonał iron mana (nie postać z komiksów Marvela, tylko bardzo wymagający wyścig, w którym się biegnie, płynie i jedzie na rowerze morderczy dystans). Na wieść o tym, inny prelegent od razu zapragnął z nim porozmawiać – możliwe, że nie zdarzyłoby się to bez tej informacji. Mieliśmy prelegentów-sportowców, szachistów, a nawet takiego, który został okrzyknięty mieszkańcem roku w swoim mieście.
Najbardziej jednak zaszokowała mnie jedna prelegentka, która mogłaby być moją babcią. Powiedziała mi, że jest uzależniona od… prędkości! Jest szczęśliwą posiadaczką Harleya, Mustanga i skutera wodnego i każdym z nich regularnie szaleje. A żeby jeszcze tego było mało, jest członkinią klubu… ukulele.
Te zapowiedzi dały uczestnikom (i prelegentom) dodatkowe powody do rozmów ze sobą, na bardziej prywatnym, a nie biznesowym poziomie. Ile fajniej jest zacząć rozmowę od “jak długo przygotowywałeś się do iron mana?” zamiast “w jakiej firmie jesteś project managerem?”? A dopiero potem przejść do rozmów o biznesie. Łatwiej jest zapamiętać kogoś i być zapamiętanym przez niego.

Osobowość

Te wszystkie innowacje lub udziwnienia nie dadzą jednak nic, jeśli konferansjer nie będzie miał osobowości. Przede wszystkim powinien dobrze czuć się na scenie, swobodnie się po niej poruszać i z łatwością z niej przemawiać. To oczywiście pewne podstawy, ale dodatkową wartością jest, gdy z pozytywną energią może podzielić się swoimi historiami i doświadczeniem. Gdy ma pewien urok. Gdy sprawia, że każda osoba na widowni rozpromienia się szerokim uśmiechem. Gdy rozmawia z publicznością, zamiast tylko do nich mówić.
A co najważniejsze – gdy w tym wszystkim jest sobą.

Przewodnik publiczności

Konferansjer nie pojawia się na scenie, żeby sobie tylko pogadać. Powinien prowadzić uczestników przez zawiłości wydarzenia, powinien być w pewnym sensie przewodnikiem po świecie eventu. Nie chodzi tu tylko o zapowiedzi mówców, ale też informacje techniczne, powitanie i pożegnanie ludzi oraz o… uśmiech. I serdeczność. I jeszcze humor. Czyli ogólnie mówiąc – opisaną wcześniej osobowość.
Pozytywna energia konferansjera będzie się przenosić na uczestników. Jeśli natomiast będzie on nijaki, to publiczność będzie tylko czekała aż w końcu zejdzie ze sceny, żeby oddać miejsce mówcy.
Konferencja może być niesamowitą opowieścią lub zlepkiem przemówień. Za to rozróżnienie odpowiedzialny jest najczęściej jej prowadzący.

Przyjaciel mówców

Publiczność to nie jedyna grupa, o której konferansjer powinien pamiętać. W dniu wydarzenia prelegenci często są zaabsorbowani przygotowaniami do swojego przemówienia (u niektórych towarzyszy temu olbrzymi stres) i dla prowadzącego jest tutaj szansa na to, żeby pomóc im z wszystkim, co związane z ich wyjściem na scenę – podać pilot do prezentacji i mikrofon, poklepać po plecach i zapewnić, że zrobią dobrą robotę, a co najważniejsze – zostawić publiczność w nastroju, który odpowiada przemówieniu mówcy.
Jeśli prelegent będzie opowiadał o szczęśliwej podróży, to prowadzący powinien zostawić publiczność w pozytywnym nastroju. Jeśli o sportach ekstremalnych – powinien dać im pożądną porcję energii. I wielu konferansjerów tak też zrobi, ale kiedy prelegent będzie miał smutną historię do opowiedzenia… nie będzie to ze sobą grało. Jego odpowiedzialnością jest, żeby wtedy zostawić uczestników przygotowanych na to. W przeciwnym razie zderzą się oni z przekazem mówcy jak ze ścianą.

Sojusznik organizatora

I dla organizatora znajdą się plusy zatrudnienia dobrego konferansjera. Oczywiście wszystko to, co wymieniłem powyżej pomaga w przyjemniejszej organizacji eventu, ale jest tego więcej.
Dobry konferansjer zadba o to, żeby wszystkie przemówienia zaczęły i skończyły się o odpowiednim czasie. Ręka do góry kto nie był na konferencji, na której przynajmniej jeden mówca nie przekroczył swojego czasu. A da się temu przecież zapobiec.
Organizatorzy często mają też parę niespodziewanych informacji do przekazania i tym też zajmie się prowadzący.
Widziałem już zbyt wiele razy, jak jeden z organizatorów prowadzi swoją konferencję. I to jest ok, gdy ma on doświadczenie w prowadzeniu eventów, ale spójrzmy prawdzie w oczy – zazwyczaj tak nie jest. Ciężko jest skupić się na ogarnianiu organizowanego przez siebie wydarzenia i jednocześnie prowadzeniu go. Ja sam mogłem to pogodzić tylko dzięki temu, że większością zadań związanych z koordynacją zajmowała się inna osoba. Warto zatem zatrudnić konferansjera ot choćby po to, żeby mieć mniej na głowie.

U celu podróży

Pomyśl o tych wszystkich razach, kiedy widziałeś kiepskich prowadzących na konferencjach. Już? A teraz o tych świetnych. Masz? Widzisz różnicę? Jeśli nie, to może jeszcze nie widziałeś naprawdę dobrego prowadzącego?
Świetne wydarzenia wybijają się spośród dobrych dlatego, że każdy ich element jest wyjątkowy. Jednym z nich jest to, kto je prowadzi. Pomyśl o tym następnym razem, gdy będziesz brać w jakimś udział lub tymbardziej, jeśli będziesz jakieś organizował. I zapewnij swoim uczestnikom niesamowitą podróż.