Twoje wydarzenie jest do bani – Otwarty list do organizatorów konferencji

Twoje wydarzenie jest do bani, bo masz kiepskich mówców.
Mam jednak nadzieję, że to nie do Ciebie kieruję ten list… a jeśli jednak – trochę pomarudzę, ale zostawię Cię z paroma radami, jak to zmienić.

O co chodzi?

Na Twoim cyklicznym wydarzeniu pojawia się coraz mniej uczestników? Bilety się nie wyprzedają? Darmowe miejsca się nie zapełniają? Ciekawe dlaczego…

Są dwa główne powody, dla których ludzie przychodzą na konferencje – mówcy i networking. Najczęściej idą one w parze, choć oczywiście zdarza się, że ktoś przychodzi na wydarzenie tylko dla jednego.
Mówcy są zatem fundamentem większości konferencji, a okazuje się, że organizatorzy bardzo rzadko dbają o ich poziom. Z czego to wynika?

Dobrzy mówcy śmią żądać pieniędzy za wystąpienia.

W Polsce co prawda jeszcze nie tak dużo jak na zachodzie, ale wraz z rozwojem profesji, życzą sobie oni coraz więcej. I oczywiście można znaleźć dobrych, darmowych mówców, ale ci “płatni” mają większą szansę powodzenia.

“A ja nie mam pieniędzy”. No pewnie, że nie masz – nie sprzedałeś wszystkich biletów, nie pamiętasz? A nie sprzedałeś, bo nie zadbałeś o fundament wydarzenia.

“Ale będziemy mieli super catering!”. Fajnie. I co z tego? Zapłaciłeś za niego pewnie parę tysięcy, czyli tyle, ile mógłbyś wydać na jednego lub dwóch dobrych mówców. Słyszałeś kiedyś, żeby jakiś uczestnik wrócił na kolejną edycję eventu, bo “były takie super klopsiki na obiad! Nieważne, że mówcy byli do bani, ale ten smak…” albo “Mówcy byli świetni, ale kawa była paskudna, więc więcej nie wrócę”.

Ale pieniądze to tylko jeden problem, a bez nich też można zadbać o dobre wystąpienia.
No i co Ty, biedny Organizatorze, możesz zrobić?

Co możesz (i powinieneś) z tym zrobić?

Jest mnóstwo rozwiązań, które będą kosztować mniej lub więcej. Oto one:

1. Zapłać profesjonalnym mówcóm.

Najdroższa opcja, ale najprostsza.

Profesjonalni mówcy, jeśli dobrze ustalisz z nimi oczekiwania, nie zawiodą Ciebie i Twojej publiczności (przynajmniej w większości przypadków).

A jeśli nie masz pieniędzy, to je znajdź. Załatw dodatkowego sponsora, podnieś ceny biletów, zrób płatny catering, a pieniądze wykorzystaj na wynagrodzenie mówcy.

Żeby znaleźć profesjonalnych mówców, możesz przejrzeć internet, zgłosić się wprost do mówców, których znasz lub skorzystać z pomocy agencji mówców, która znajdzie ich dla Ciebie (dzień dobry, tym właśnie się zajmuję ja (michal@biuromowcow.pl)).

2. Znajdź coacha mówców.

Opcja nienajtańsza, ale równie skuteczna.

Jeśli zatrudnisz odpowiednią osobę, to pomoże ona przygotować się do przemówienia każdemu z Twoich mówców. Upewnij się, żeby z każdym mówcą ustalić, że coaching nie jest opcjonalny, chyba że o jakimś mówcy wiesz, że świetnie przemawia (natomiast nawet wtedy warto poprosić coacha o weryfikację).

Oglądałeś kiedyś TED Talki? Wiesz jaka jest tajemnica tego, że większość przemówień z TED jest tak fenomenalna? Ich mówcy są przygotowywani przez coachów właśnie.

Przygotowywaniem mówców zajmuje się już coraz więcej osób w Polsce (na zachodzie jest ich jednak dużo więcej). Jeśli jesteś zainteresowany tą formą pomocy mówcom, możesz również napisać do mnie – pomogę Ci lub skieruję Cię do odpowiedniej osoby.

3. Kup mówcom książki.

Opcja w miarę tania, ale z małą skutecznością.

Jest mnóstwo literatury dotyczącej przemawiania. Problemy są w tej kwestii natomiast takie:
Po pierwsze, nie masz pewności, że mówca przeczyta podarowaną mu książkę.

Po drugie, nawet jeśli przeczyta, nie masz pewności, że będzie potrafił zaaplikować wyczytane rady.
Ja miałem kiedyś na swojej konferencji mówcę, któremu w trakcie coachingu tylko poradziłem, jakie książki mogą mu się przydać. Ku memu zdziwieniu, kupił je sobie sam i przeczytał w bardzo krótkim czasie. To wyjątek.

Wydaje mi się, że tę opcję warto wykorzystać w połączeniu z kolejnymi.

Ja z mojej strony polecam książki autorów takich jak Nancy Duarte, Garr Reynolds czy Carmine Gallo.
Jeśli postarasz się o partnerstwo z jakąś (najlepiej e-)księgarnią, to może to być opcja darmowa.

4. Poproś zapraszanego mówcę o video.

Opcja teoretycznie bezpłatna, zapobiegawcza.

Jeśli nie wiesz, jak zapraszana osoba przemawia, to możesz poprosić ją albo o linki do video z ich przeszłymi przemówieniami, albo o nagranie krótkiego video, w którym prezentuje swoje umiejętności. Jeśli podoba Ci się, co widzisz i słyszysz (a najlepiej jeszcze paru osobom, których zapytasz o opinię), to zaproś tę osobę. Nie będziesz mieć pewności, że ten mówca da sobie radę, ale jest duża szansa, że mu się uda. Jeśli video Cię nie powala, to masz dwie opcje – albo daj sobie spokój (taniej) albo zaaplikuj inne porady z tego listu (ale robiłbym to tylko, jeśli ta osoba jest faktycznie niezastąpionym ekspertem w danym temacie).

5. Zrób próbę (albo nawet kilka).

Opcja teoretycznie bezpłatna, pozwala śledzić postęp.

Poproś mówcę, żeby do danego terminu przygotował swoje przemówienie i zrób z nim wtedy próbę, żeby sprawdzić, jak sobie radzi i daj mu feedback. Zrób to najlepiej parę tygodni przed wydarzeniem, żebyś miał możliwość wymiany mówcy, który sobie nie radzi lub zwiększenia dla niego wsparcia. Koniecznie zrób też próbę dzień przed wydarzeniem (lub z samego rana w dniu) w sali konferencyjnej – dzięki temu mówca obezna się ze sceną.

Problem tutaj jest taki, że Twój mówca może być zabieganym człowiekiem i może nie mieć czasu przygotować się na długo przed wystąpieniem. Ważne jest, żeby na samym początku ustalić wzajemne oczekiwania i możliwości.

Co jeszcze powinieneś zrobić?

Zdarza się, że powodem kiepskich wystąpień jest brak komunikacji na linii organizator-mówca. Jeśli Twoja komunikacja z mówcą kończy się na tym, że akceptuje on Twoje zaproszenie, to popełniasz wielki błąd.

Pomijając sam aspekt przygotowań przemówienia (patrz wymienione wyżej punkty), powinieneś z mówcą ustalić oczekiwania, jakie macie w stosunku do siebie nawzajem oraz czego może oczekiwać publiczność. Jako organizator, to Ty powinieneś wiedzieć, o czym Twoja publiczność chciałaby posłuchać i w jaki sposób powinno to zostać wygłoszone. Ty też wiesz, jakie możliwości techniczne będzie miała sala konferencyjna. Udział mówcy w przerwach i rozmowy z uczestnikami to też coś, o czym trzeba porozmawiać (bo może mówca planował tylko wpaść na swoje przemówienie, a potem uciec?). Utrzymuj stały kontakt ze swoimi mówcami (ale pamiętaj też, żeby nie marnować czasu na bzdury i komunikaty, które ich nie dotyczą).

Zapewnij też mówcy darmowy lunch, a jeśli masz na to budżet – zorganizuj kolację dla wszystkich mówców, dając im możliwość poznania się.

Wyeliminuj wszystkie niewiadome

Postaraj się, żeby mówca wiedział wszystko, czego potrzebuje. Możesz skorzystać z tej checklisty.

Jeśli wyeliminujesz wszystkie niewiadome, mówca będzie mógł skupić się na swoim zadaniu, zamiast denerwować się czy na scenie będzie czekać na niego butelka wody.

Będzie lepiej!

Obiecuję Ci, że jeśli zadbasz o swoich mówców, to zyskasz na tym Ty oraz Twoi uczestnicy. Na cyklicznych wydarzeniach będzie pojawiać się coraz więcej uczestników, bilety się sprzedadzą, a darmowe miejsca się wypełnią.