+48 790 300 458 kontakt@biuromowcow.pl
Event jako niesamowita podróż – jak dobrze poprowadzić konferencję?

Event jako niesamowita podróż – jak dobrze poprowadzić konferencję?

Event jako niesamowita podróż – jak dobrze poprowadzić konferencję?

Jak podejmujesz decyzję o udziale w konferencji? Ja i większość moich znajomych, czytamy najpierw o samym wydarzeniu – przede wszystkim o mówcach, ich tematach, atmosferze wydarzenia, możliwościach networkingu. Uważam, że to całkiem zdrowe podejście. Jeśli wszystko mi odpowiada – rejestruję się. Jeśli nie, to cóż… nie.
Przed konferencją, organizator jeszcze sprawnie przypomina mi o różnych jej aspektach. A to podsyła agendę w newsletterze, a to wrzuca profil prelegenta na Facebooku, a to na Twitterze przypomina o terminie.
Kiedy docieram na event, to wiem już o nim całkiem sporo i chciałbym się skupić na networkingu i na tym, co mówcy mają do powiedzenia. Czasami niestety muszę najpierw przebrnąć przez krótką aczkolwiek regularną mękę. Konferansjer.
Konferansjer ma największy i najczęstszy kontakt z publicznością w trakcie całego wydarzenia. To jest olbrzymia szansa, ale jednocześnie wielkie zagrożenie.

Jak może wyglądać problem?

Niedawno byłem na konferencji, na której konferansjer wychodził na scenę, a potem dość monotonnym głosem czytał notki o prelegentach. Te same notki, które każdy uczestnik miał w katalogu rozdawanym razem z identyfikatorem. Te same notki, które były dostępne jeszcze przed wydarzeniem na stronie internetowej i w social mediach. Niektóre były długie. Odłożyłem grzecznie tego prowadzącego do szufladki “flaki z olejem”.
To niestety jest częsty widok.
Źle wybrany konferansjer prawdopodobnie nie zrobi z dobrej konferencji złej (będzie tylko łyżką dziegciu), ale z pewnością dobrze wybrany konferansjer może z dobrej zrobić świetną i sprawić, że będzie jeszcze bardziej niezapomniana.

Para prowadzących

W 2015 na TEDxWroclaw zrobiliśmy kilka eksperymentów. Nie były one żadną nowością w świecie konferansjerki, ale dla nas tak.
Po pierwsze – zdecydowaliśmy się na dwójkę prowadzących. Event poprowadziła ze mną Patrycja Obara.
Patrycja jest vocal coachem (tudzież nauczycielem śpiewu), ma świetny angielski i wyjątkową osobowość sceniczną. Mi z kolei niejednokrotnie mówiono, że mam radiowy głos (szczególnie kiedy mówię po angielsku) i sam fakt tego, że jaram się TEDem i TEDxem dodawał mi wiarygodności na naszej scenie. Z Patrycją poznaliśmy się około rok wcześniej, kiedy zaprosiłem Patrycję, żeby wystąpiła na TEDxWroclaw 2014. Od tamtego czasu zaprzyjaźniliśmy się, dzięki czemu przed publicznością mogliśmy stanąć wiedząc, że dynamika w naszych rozmowach doda wartości całemu wydarzeniu. Wyszło świetnie, bo uzupełnialiśmy się, kiedy było trzeba, a jednocześnie zmiany między nami wprowadzały różnorodność.
Opcja ta była też bardzo bezpieczna, bo każde z nas było w stanie poprowadzić event samemu, więc nie straszne nam były żadne choroby, spóźnione autobusy itp.

Fabuła

Po drugie – oparliśmy całe wydarzenie o przygody Alicji w Krainie Czarów (tematem eventu było “Wonderland”) i scenariusz wydarzenia napisaliśmy na podstawie książki Lewisa Carolla. Przemówienia ułożyliśmy w kolejności odpowiadającej przygodom Alicji i każde zapowiadaliśmy dodając jakieś smaczki z powieści. Publiczności się to spodobało, bo wiele osób później chwaliło nas za to rozwiązanie.
Opieranie się na istniejącym utworze było dla nas łatwiejsze i szybsze. Miało też dodatkowy plus – publiczność od razu odnalazła się w tej fabule. Nie musieliśmy wprowadzać dodatkowych postaci, ani wątków. Po prostu wykorzystaliśmy coś, co uczestnicy już znali.

Musical

Rok 2016 przyniósł nam jeszcze bardziej odjechany koncept. Konferansjerów było dużo więcej. Byłem oczywiście ja – ale tylko od rzeczy organizacyjnych; mówców natomiast zapowiadali… aktorzy i muzycy Teatru Muzycznego Capitol. Dla każdego prelegenta artyści Capitolu przygotowali wyjątkowe zapowiedzi – różniły się one zarówno stylem, muzyką i treścią.
To był strzał w dziesiątkę!
Możesz obejrzeć jak wyglądało całe wydarzenie tutaj:

Mówcy chętniej przyjmowali zaproszenia wiedząc, że będą częścią takiej innowacji, a uczestnicy mówili, że te zapowiedzi były niesamowite!
Wszystko to oczywiście nie byłoby możliwe, gdyby nie wsparcie Teatru Muzycznego Capitol z Konradem Imielą na czele.

Prywatnie o mówcach

Kiedy organizujesz konferencję i jesteś też jej prowadzącym, dużo łatwiej jest o innowację – sam o niej decydujesz i sam ją egzekwujesz. Nie trzeba natomiast wymyślać cudów na kiju, żeby publiczność chwaliła konferansjera. W listopadzie prowadziłem International PMI Poland Chapter Congress i jedną, dość drobną rzecz zrobiłem inaczej niż na większości konferencji.
Prawie wszyscy mówcy w swoich biogramach mieli napisane, że są różnego rodzaju project managerami – nic dziwnego, to kongres przeznaczony dla PMów. Zapowiadanie każdego powtarzając: “X jest project managerem w firmie Y i ma certyfikat Z”, byłoby po prostu nudne. Poza tym te informacje każdy mógł przeczytać na stronie lub w drukowanym programie.
Postanowiłem więc zrobić coś innego. Z prawie każdym prelegentem porozmawiałem przed eventem lub w jego trakcie i pytałem: “Co robisz prywatnie? Czym się pasjonujesz, jakie masz hobby? Co ciekawego mogę o Tobie powiedzieć?”. A potem opowiadałem o tym na scenie, zapowiadając ich. Rezultaty zadziwiły nawet mnie!
Jeden z prelegentów pokonał iron mana (nie postać z komiksów Marvela, tylko bardzo wymagający wyścig, w którym się biegnie, płynie i jedzie na rowerze morderczy dystans). Na wieść o tym, inny prelegent od razu zapragnął z nim porozmawiać – możliwe, że nie zdarzyłoby się to bez tej informacji. Mieliśmy prelegentów-sportowców, szachistów, a nawet takiego, który został okrzyknięty mieszkańcem roku w swoim mieście.
Najbardziej jednak zaszokowała mnie jedna prelegentka, która mogłaby być moją babcią. Powiedziała mi, że jest uzależniona od… prędkości! Jest szczęśliwą posiadaczką Harleya, Mustanga i skutera wodnego i każdym z nich regularnie szaleje. A żeby jeszcze tego było mało, jest członkinią klubu… ukulele.
Te zapowiedzi dały uczestnikom (i prelegentom) dodatkowe powody do rozmów ze sobą, na bardziej prywatnym, a nie biznesowym poziomie. Ile fajniej jest zacząć rozmowę od “jak długo przygotowywałeś się do iron mana?” zamiast “w jakiej firmie jesteś project managerem?”? A dopiero potem przejść do rozmów o biznesie. Łatwiej jest zapamiętać kogoś i być zapamiętanym przez niego.

Osobowość

Te wszystkie innowacje lub udziwnienia nie dadzą jednak nic, jeśli konferansjer nie będzie miał osobowości. Przede wszystkim powinien dobrze czuć się na scenie, swobodnie się po niej poruszać i z łatwością z niej przemawiać. To oczywiście pewne podstawy, ale dodatkową wartością jest, gdy z pozytywną energią może podzielić się swoimi historiami i doświadczeniem. Gdy ma pewien urok. Gdy sprawia, że każda osoba na widowni rozpromienia się szerokim uśmiechem. Gdy rozmawia z publicznością, zamiast tylko do nich mówić.
A co najważniejsze – gdy w tym wszystkim jest sobą.

Przewodnik publiczności

Konferansjer nie pojawia się na scenie, żeby sobie tylko pogadać. Powinien prowadzić uczestników przez zawiłości wydarzenia, powinien być w pewnym sensie przewodnikiem po świecie eventu. Nie chodzi tu tylko o zapowiedzi mówców, ale też informacje techniczne, powitanie i pożegnanie ludzi oraz o… uśmiech. I serdeczność. I jeszcze humor. Czyli ogólnie mówiąc – opisaną wcześniej osobowość.
Pozytywna energia konferansjera będzie się przenosić na uczestników. Jeśli natomiast będzie on nijaki, to publiczność będzie tylko czekała aż w końcu zejdzie ze sceny, żeby oddać miejsce mówcy.
Konferencja może być niesamowitą opowieścią lub zlepkiem przemówień. Za to rozróżnienie odpowiedzialny jest najczęściej jej prowadzący.

Przyjaciel mówców

Publiczność to nie jedyna grupa, o której konferansjer powinien pamiętać. W dniu wydarzenia prelegenci często są zaabsorbowani przygotowaniami do swojego przemówienia (u niektórych towarzyszy temu olbrzymi stres) i dla prowadzącego jest tutaj szansa na to, żeby pomóc im z wszystkim, co związane z ich wyjściem na scenę – podać pilot do prezentacji i mikrofon, poklepać po plecach i zapewnić, że zrobią dobrą robotę, a co najważniejsze – zostawić publiczność w nastroju, który odpowiada przemówieniu mówcy.
Jeśli prelegent będzie opowiadał o szczęśliwej podróży, to prowadzący powinien zostawić publiczność w pozytywnym nastroju. Jeśli o sportach ekstremalnych – powinien dać im pożądną porcję energii. I wielu konferansjerów tak też zrobi, ale kiedy prelegent będzie miał smutną historię do opowiedzenia… nie będzie to ze sobą grało. Jego odpowiedzialnością jest, żeby wtedy zostawić uczestników przygotowanych na to. W przeciwnym razie zderzą się oni z przekazem mówcy jak ze ścianą.

Sojusznik organizatora

I dla organizatora znajdą się plusy zatrudnienia dobrego konferansjera. Oczywiście wszystko to, co wymieniłem powyżej pomaga w przyjemniejszej organizacji eventu, ale jest tego więcej.
Dobry konferansjer zadba o to, żeby wszystkie przemówienia zaczęły i skończyły się o odpowiednim czasie. Ręka do góry kto nie był na konferencji, na której przynajmniej jeden mówca nie przekroczył swojego czasu. A da się temu przecież zapobiec.
Organizatorzy często mają też parę niespodziewanych informacji do przekazania i tym też zajmie się prowadzący.
Widziałem już zbyt wiele razy, jak jeden z organizatorów prowadzi swoją konferencję. I to jest ok, gdy ma on doświadczenie w prowadzeniu eventów, ale spójrzmy prawdzie w oczy – zazwyczaj tak nie jest. Ciężko jest skupić się na ogarnianiu organizowanego przez siebie wydarzenia i jednocześnie prowadzeniu go. Ja sam mogłem to pogodzić tylko dzięki temu, że większością zadań związanych z koordynacją zajmowała się inna osoba. Warto zatem zatrudnić konferansjera ot choćby po to, żeby mieć mniej na głowie.

U celu podróży

Pomyśl o tych wszystkich razach, kiedy widziałeś kiepskich prowadzących na konferencjach. Już? A teraz o tych świetnych. Masz? Widzisz różnicę? Jeśli nie, to może jeszcze nie widziałeś naprawdę dobrego prowadzącego?
Świetne wydarzenia wybijają się spośród dobrych dlatego, że każdy ich element jest wyjątkowy. Jednym z nich jest to, kto je prowadzi. Pomyśl o tym następnym razem, gdy będziesz brać w jakimś udział lub tymbardziej, jeśli będziesz jakieś organizował. I zapewnij swoim uczestnikom niesamowitą podróż.


Michał Kasprzyk

Michał Kasprzyk

Konsultant Przemawiania

Cześć, jestem Michał i od kilku lat z pasją zajmuję się przemówieniami. Uczyłem się od najlepszych – m. in. Chrisa Andersona i Hansa Roslinga, a teraz sam nauczam innych. Prowadzę szkolenia i indywidualne konsultacje z wystąpień publicznych, a do tego przemawiam na konferencjach lub je prowadzę. Jestem zapalonym miłośnikiem TED i Pomysłów Wartych Rozpowszechniania, organizuję TEDxWroclaw i uwielbiam łączyć ze sobą ludzi, którzy mogą coś wspólnie zdziałać.
Prywatnie oglądam dużo seriali i często spotykam się z przyjaciółmi.
Przeczytaj też:

Podobało Ci się?

Jeśli chciał(a)byś efektywnie wykorzystać wiedzę z tego artykułu w praktyce, mogę Ci pomóc – napisz lub zadzwoń:
michal@biuromowcow.pl
+48 790 300 458

Pracuję zarówno z grupami (szkolenia), jak i w sesjach 1 na 1 (konsulting).
.

Młodzi ludzie zmieniają świat

Młodzi ludzie zmieniają świat

Młodzi ludzie zmieniają świat

Jeśli ktoś mi powie, że młodzi ludzie w nosie mają to, co stanie się ze światem, to… kulturalnie się nie zgodzę. Niesamowita energia, mnóstwo chęci do działania i pozytywne nastawienie towarzyszyły tegorocznej edycji Global YouthSpeak Forum, zorganizowanej przez międzynarodową organizację studencką AIESEC. A co najważniejsze – młodzi liderzy tej organizacji pracowali nad Celami Zrównoważonego Rozwoju (SDGs – Sustainable Development Goals) postawionymi przez ONZ w zeszłym roku. Siedemnaście celów, nad którymi dyskutowali przez dwa dni.

Mocny początek

Samo wydarzenie podzielone było na dwie części – międzynarodową i polską (które momentami były połączone), a ja miałem przyjemność poprowadzić tę drugą. Rankiem dnia pierwszego event został otworzony przez jednego z organizatorów, a po chwili ja wskoczyłem na scenę przed 930 osób. Miałem okazję się przedstawić i zapowiedzieć polską część eventu, ale zaraz po tym zrobiłem miejsce dla prezydenta AIESEC International – Nielsa Caszo.
Po jego wystąpieniu przyszedł czas na głównego prowadzącego to wydarzenie. Sala konferencyjna wypełniła się rytmiczną muzyką, a z jej końca w stronę sceny powoli kroczył on. Jay Shetty. Poziom energii sięgnął sufitu, a aplauz towarzyszył Jayowi na całej drodze do sceny.
Jay jest vlogerem lifestyle’owym, którego styl przemawiania jest niesamowity. W magiczny sposób od pierwszej chwili swojego wystąpienia tworzy atmosferę, dzięki której wydaje się, że z każdym z widzów przyjaźni się od wielu lat. Rozmawiałem z nim kilka razy w ciągu konferencji i powiedział mi, że spora część jego doświadczenia pochodzi z czasów, kiedy przez kilka lat był mnichem. Jego wachlarz opowieści jest bardzo szeroki i każdą z nich potrafi zainspirować lub zmotywować do myślenia i działania. Możesz obejrzeć jego vlogi tutaj. Przy okazji – daj mi znać, jeśli chciałbyś, żeby Jay wystąpił na Twoim wydarzeniu, pomogę w kontakcie.

Jego keynote obfitował w inspirujące historie, a kończąc zapowiedział kolejnego mówcę – Gregora Sabassa z Apple. Ten opowiedział nam jak być świetnym liderem na podstawie własnego doświadczenia. Urzekły mnie jego slajdy. Niektóre z nich zawierały pojedyncze wyrazy – czarne na białym tle. Takiego właśnie minimalizmu spodziewałbym się od kogoś z Apple.
Po nich Piers Bradford, założyciel Project Everyone pokazał nam, co jego organizacja robi w ramach SDGs, a w szczególności zwalczania nierówności społecznych. Zaprezentował nam projekt #WhatIReallyReallyWant, w ramach którego ludzie dzielili się swoimi życzeniami o równości kobiet i mężczyzn.
Sesję zamknęła Shadi Rahimi z AJ Plus (część Al Jazeery), która zajmuje się produkcją krótkich filmów dokumentalnych o problemach społecznych współczesnego świata. Pokazała nam kilka swoich produkcji.

John F. Kennedy

I wreszcie przyszedł czas na to, żeby zacząć polską ścieżkę wydarzenia. Po krótkiej przerwie sto trzydzieści osób przeszło do innej sali, żeby posłuchać polskich mówców.
Sesję otworzyłem opowiadając o jednym z przemówień Kennedy’ego.
W 1962 roku John F. Kennedy w swoim wystąpieniu na stadionie Rice w Houston powiedział, że Amerykanie powinni jeszcze w tej samej dekadzie wysłać człowieka na Księżyc. I zrobić to nie dlatego, że to łatwe, a właśnie dlatego, że to trudne. Zrobić to dlatego, że ten cel ich wzmocni i wyeksponuje w nich to, co najlepsze. I ja uważam, że SDGs są właśnie takimi celami. Celami, które są trudne, ale takimi, które nas wzmocnią.

Rozmowa o przedsiębiorczości społecznej

Najlepsza część wydarzenia przyszła jednak później – coś, co trochę szumnie nazwano debatą o przedsiębiorczości społecznej. Na samym początku poprosiłem wszystkich uczestników (których było kilka razy mniej niż miejsc na sali), żeby zajęli miejsca w pierwszych rzędach. Zrobiłem to, bo chciałem prowadzić rozmowę. Rozmowę między panelistami, ale i publicznością. Myślę, że ten prosty zabieg sprawił, że publiczność była dużo bardziej aktywna, zarówno w słuchaniu jak i angażowaniu się w dyskusję. Trójka panelistów – Rafał Flis (Social Wolves), Marysia Sadowska (Współny Stół) i Sławek Nawrot (Fajna Spółdzielnia Socjalna) zrobili kawał dobrej roboty.

W przeciwieństwie do wielu konferencyjnych debat, gdzie moderator zadaje pytanie, a potem oczekuje odpowiedzi od wszystkich po kolei, my rzeczywiście prowadziliśmy rozmowę. Owszem, były pytania z mojej strony, ale zadane konkretnej osobie, a pozostałe angażowały się same w odpowiedź, przedstawiając inną perspektywę. Paneliści zadawali też pytania sobie nawazajem, a po kilkunastu minutach dołączyła do nas publiczność. Mieliśmy świetną dynamikę i przekazaliśmy publiczności świetną porcję wiedzy. Przedsiębiorczość społeczna okazała się wywodzić z wartości, które również reprezentuje AIESEC, więc tym chętniej uczestnicy chcieli dowiedzieć się więcej.

Konkluzja dnia pierwszego

Kolejna część dnia to druga połowa warsztatów realizowanych przez firmy PKO, Allegro, PGNiG i SAP Polska (pierwsza była przed debatą). Ich celem było, żeby uczestnicy opracowali projekty, które firmy mogłyby zrealizować, żeby wesprzeć SDGs. Zaprezentowali je później na wieczornym zamknięciu pierwszego dnia eventu, które odbyło się w przestrzeni dla partnerów wydarzenia. Na każdych warsztatach wyłoniono jeden zespół, którego projekt się wyróżnił i to właśnie te osoby miały możliwość wystąpienia. Mimo, że to była już dwunasta godzina konferencji, oni byli pełni energii! Przedstawione projekty rzeczywiście mają potencjał i teraz w kwestii firm pozostaje, żeby je wdrożyć.

Czego można nauczyć się z seriali?

Drugi dzień na polskiej ścieżce rozpoczął się od mojego keynote’a. Cele Zrównoważonego Rozwoju mają sprawić, że świat będzie lepszym miejscem do życia dla każdego. Dzień wcześniej nawiązując do Kennedy’ego, powiedziałem, że mają one też wyciągnąć w nas to, co najlepsze i rozwinąć nasze umiejętności. W związku z tym chciałem opowiedzieć publiczności jak jeszcze mogą się rozwijać, niekoniecznie w standardowy sposób. Jako fan wielu filmów i seriali, pokazałem im, że nawet z tych typowo rozrywkowych, można wyciągnąć bardzo ważne lekcje. Z Matrixa można się nauczyć, że oczyszczenie swojego umysłu pomaga osiągnąć więcej – warto więc medytować. Fight Club ma scenę, w której Marla panikuje, że ma guza na piersi i dzwoni do Tylera, żeby przyszedł sprawdzić. Kiedy ostatni raz badałeś swój organizm? How I Met Your Mother uczy… żeby poznać swoich rodziców, bo nigdy nie wiadomo, kiedy odejdą. Ja straciłem swoją mamę, gdy miałem 12 lat, więc raczej nie mogę powiedzieć, żebym ją dobrze poznał. W wieku 12 lat postrzegałem wszystko beztrosko i nie myślałem o takich rzeczach. Nie pozwól, żebyś jako dorosła osoba, żałował później rzeczy, których nie zrobiłeś.

To było dobre wydarzenie

Oczywiście było kilka innych produkcji, które omówiłem, ale przyszedł czas na kolejne osoby – Jacka Poświatę z Bain and Company (który opowiedział o działaniach firmy), Konstancję Piątkowską z Ministerstwa Rozwoju (o unowocześnianiu urzędów) i Macieja Kantza z Cisco (o internecie rzeczy). Uczestnicy z zainteresowaniem słuchali również tych przemówień.
Krótko po południu przyszedł czas na podsumowanie całego wydarzenia, więc połączyliśmy się ze ścieżką międzynarodową. Najpierw Jay Shetty w kolejnym keynocie podkreślił jak ważne jest to, że ci młodzi ludzie zdecydowali się działać i zmieniać świat. W energetycznym przemówieniu dodał im jeszcze więcej mocy. Po nim ja dodałem jeszcze parę zdań o Kennedym i jak Cele Zrównoważonego Rozwoju są podobne do postawionego przez niego, życząc wszystkim, żeby wygrali to wyzwanie wspólnie z ONZ. Konferencja zakończyła się przemówieniami Prezydenta AIESEC i koordynatora wydarzenia.

Byłem pod wrażeniem tego, jak profesjonalnie zostało zrealizowane to wydarzenie. Owszem, zdarzyły się obsuwy, ale nieduże, a poza tym zdarzają się one na wielu eventach. Poziom mówców również był wysoki (choć nie obyło się bez zawodów) i byli oni dobrze dopasowani do wydarzenia. Czy wspominałem, że event został zorganizowany przez studentów? I że Global YouthSpeak Forum było tylko częścią 10-dniowego kongresu AIESEC?
Zdecydowanie największym plusem byli ludzie i atmosfera, którą oni tworzyli. Wszyscy byli tam, bo chcieli zmieniać świat. Wszyscy byli tam, bo uważali, że tematy poruszane na evencie są ważne. Byli aktywni, zaangażowani, dzielili się swoją wiedzą i energią z innymi. Byłem pod olbrzymim wrażeniem. A teraz przyszedł czas, żeby konferencyjne dyskusje zamienić w działania.

Michał

fot. AIESEC


Michał Kasprzyk

Michał Kasprzyk

Konsultant Przemawiania

Cześć, jestem Michał i od kilku lat z pasją zajmuję się przemówieniami. Uczyłem się od najlepszych – m. in. Chrisa Andersona i Hansa Roslinga, a teraz sam nauczam innych. Prowadzę szkolenia i indywidualne konsultacje z wystąpień publicznych, a do tego przemawiam na konferencjach lub je prowadzę. Jestem zapalonym miłośnikiem TED i Pomysłów Wartych Rozpowszechniania, organizuję TEDxWroclaw i uwielbiam łączyć ze sobą ludzi, którzy mogą coś wspólnie zdziałać.
Prywatnie oglądam dużo seriali i często spotykam się z przyjaciółmi.
Przeczytaj też:

Podobało Ci się?

Jeśli chciał(a)byś efektywnie wykorzystać wiedzę z tego artykułu w praktyce, mogę Ci pomóc – napisz lub zadzwoń:
michal@biuromowcow.pl
+48 790 300 458

Pracuję zarówno z grupami (szkolenia), jak i w sesjach 1 na 1 (konsulting).
.

Co możesz zrobić żeby partner Twojego wydarzenia był zachwycony

Co możesz zrobić żeby partner Twojego wydarzenia był zachwycony

Co możesz zrobić żeby partner Twojego wydarzenia był zachwycony

Wyobraź sobie taką scenkę:
(O)rganizator eventu: Jako sponsor naszego wydarzenia, będą Państwo mieli wyjątkowe możliwości promocyjne.
(PR) Manager firmy: Jakie to możliwości?
O: Umieścimy Państwa logo na naszej stronie, a przed wejściem do sali postawimy Państwa roll-up.
PR: …
[Kurtyna]

No dobra, to może trochę ekstremalne, ale byłeś w podobnej sytuacji, prawda?
Jak bardzo wyjątkowe mogą być te wspomniane możliwości promocyjne? Wszystko zależy od Was – Ciebie, PR Managerze, oraz Ciebie, Organizatorze eventu.

Co jest ważne?

Prawdziwie wyjątkowe wydarzenia mają dwie ważne części, o których trzeba pamiętać i o które trzeba zadbać. Większość organizatorów konferencji (bo o tego typu eventach będę pisał) skupia się tylko na jednej z nich, w dodatku nie w tak dużym stopniu w jakim powinni. Ta część to mówcy i wszystko co z nimi związane. Gdzie tu filozofia, prawda? Wystarczy ich zaprosić, a oni przyjadą i za darmo wygłoszą swoje przemówienia. Świetnie, a co z ich transportem, zakwaterowaniem, doświadczeniem przez nich eventu oraz – co najważniejsze – ich przygotowaniem do wystąpienia?

“To mówców trzeba przygotowywać? Przecież są mówcami!” – zapytasz. A ja odpowiem: “Profesjonalnych mówców nie, ale Ty najprawdopodobniej zaprosiłeś ekspertów, których poprosiłeś o przemówienie”. O tym, jak ich przygotować – w osobnym artykule.

Druga część konferencji to uczestnicy i wszystko, co z nimi związane. I tutaj zaczyna się robić ciekawie, bo jest tyyyyyle możliwości, żeby zbudować dla nich wyjątkowe doświadczenie wydarzenia. Ale Ty tego nie robisz. Nie, ekspres z kawą i zamówiony catering się nie liczą.

Ta druga część jest szczególnie istotna dla PR Managera ze wstępu, więc rozwiń ją, Organizatorze! Uczestników nie wystarczy tylko zaprosić na wydarzenie i dać im pić i jeść. Najważniejsze to zbudować dla nich doświadczenie, a to jest świetną okazją do zaangażowania partnerów wydarzenia.

Nawet nazwa się liczy

Skoro już wspomniałem słowo “partnerów”, to ustalmy coś na początek – firmy nie powinny być sponsorami wydarzeń. Powinny być partnerami. Różnica? Sponsor daje kasę, którą organizatorzy wykorzystują do organizacji. Partner angażuje się w wydarzenie (również finansowo), żeby dostarczyć jak najlepsze doświadczenie dla uczestników. Sponsor jest kimś z zewnątrz, kto zostaje na zewnątrz. Partner jest kimś z zewnątrz, kto staje się częścią inicjatywy.

Zbuduj doświadczenie

No to jak zbudować to doświadczenie? Najlepiej działają rzeczy, których uczestnicy nie mogą doświadczyć w dowolnej chwili (np. muzyka na żywo vs. nagranie), rzeczy dostarczające zabawy (np. gry), nowej wiedzy (np. interaktywne wystawy), rzeczy szokujące (np. ciekawie zaprezentowane statystyki) i wzbudzające emocje (np. rywalizacja).

I jak tutaj firma może współpracować z konferencją? Organizując jedną z aktywności dla uczestników. Jeśli w uczestnikach wydarzenia wzbudzisz emocje, to lepiej zapamiętają oni wydarzenie i firmę. Dodatkowo – różnego rodzaju wyjątkowe atrakcje są częściej fotografowane i nagrywane zarówno przez uczestników, jak i profesjonalne ekipy obsługujące eventy w tym zakresie, co przekłada się na widoczność firmy w materiałach po konferencji.

Ale ale! Konkrety!

Zacznijmy od prostego case study z mojego podwórka. Na TEDxWroclaw 2014, firma copywriterska DajemySłowo miała swoje stoisko. Całkiem standardowe rozwiązanie, ale jego wykorzystanie było już niestandardowe. Firma pracuje ze słowami, więc każdemu uczestnikowi konferencji wręczono pojedynczą literę (były przyczepione do oparć siedzeń w sali konferencyjnej). Uczestnicy mieli za zadanie (co zostało wytłumaczone przez prowadzącego) znaleźć osoby z innymi literami, z którymi mogliby formować słowa. Dla ekipy, która ułoży w trakcie eventu najdłuższe słowo, były przewidziane nagrody. Ale czy dla nagród to robiono? Oczywiście, że nie. Chodziło o fun, bo uczestnicy tworzyli też krótkie słowa, takie jak “lek”. Najwięcej zabawy mieli członkowie słowa “dopieprzamy”, a ci, którzy ułożyli “entrepreneurship” zasugerowali się przemówieniem Radka Miszczaka, który skarżył się na długość tego wyrazu. Przy tej prostej aktywności świetnie bawili się zarówno uczestnicy, jak i ludzie z firmy DajemySłowo, którzy ją przygotowali. Nasz cel, jako organizatorów eventu, był inny – żeby nakłonić uczestników do poznawania nowych ludzi i rozmów z nimi.

No ale…

“No fajnie, ale my jesteśmy poważną firmą, która produkuje zaprawę budowlaną”. Świetnie, przynieś klocki LEGO na event i daj je tym dorosłym uczestnikom, którzy przecież nigdy w życiu nie pozwoliliby sobie na infantylne gierki. Albo zrób konkurs murowania. Serio. Tylko zadbaj o to, żeby uczestnicy nie pobrudzili sobie garniaków.

“No fajnie, ale my jesteśmy poważnym eventem, na którym pojawiają się tylko dyrektorzy”. OK, to daj im coś, na czym im zależy i co będzie wyjątkowe. Mój znajomy był kiedyś na konferencji, gdzie zrobiono ankietę. Graficznie. Na ścianie. Najlepiej widać to na zdjęciu, ale ogólnie chodziło o to, że w kolumnach były pytania, a w rzędach odpowiedzi – taka matryca, gdzie na przecięciach rzędów z kolumnami były wbite gwoździe. Uczestnicy musieli na nich owijać kolorową nić, która potem tworzyła wykres i ładnie pokazywała ogólną opinię uczestników. Rozwiązanie dość proste, a efektywne.

Reprezentujesz firmę samochodową? Zaoferujcie jazdy próbne uczestnikom w trakcie wydarzenia.
Software house? Pokażcie się jako świetny pracodawca z super atmosferą pracy – macie pokój gier w biurze? Przenieście go na event. Oferujecie darmowe lunche pracownikom? Zapewnijcie wystrzałowy catering na konferencji. Restauracja? Catering to jedno, ale może warto wystawić kolację dla mówców dzień przed eventem? Albo śniadanie dzień po?

Pokażcie i dajcie uczestnikom doświadczyć to, kim jesteście i co robicie.

Macie inny cel? Rekrutacja? Załatwcie escape room na wydarzenie (dla nas na TEDxWroclaw zrobili to ludzie z https://www.piwnica-quest.com/), zróbcie zagadki w temacie swojej działalności i zobaczcie jak radzą sobie uczestnicy.

Co jeszcze można zrobić?

Jest jeszcze parę innych aspektów konferencji, które można wykorzystać. Na przykład tzw. welcome packi (torby z materiałami/prezentami dla uczestników). Zamiast wkładać do nich 3 długopisy, 2 notesy, 15 ulotek, daj tam coś, co przyda się osobom, które je dostają. My, TEDxWroclaw, będąc w partnerstwie z firmą tołpa, dajemy kosmetyki (zarówno męskie, damskie jak i unisex) naszym uczestnikom. Znam mnóstwo osób, które po konferencji stwierdziło “wow, świetne mają kosmetyki, będę ich używać więcej!” (wliczając w to mnie samego).

Inny aspekt – Organizatorze, zamiast przez 8 godzin non-stop bombardować uczestników poważnymi przemówieniami, zaproś do wystąpienia w połowie wydarzenia komika lub iluzjonistę. Albo zespół muzyczny. Muzyka jest świetnym rozluźniaczem i sprawia, że publiczność ma chwilę na odpoczynek między wymagającymi skupienia tematami. A Ty, PR Managerze – zapłać za ten występ i chwal się tym rozmawiając z uczestnikami.

Wszystko co robicie na wydarzeniu, drogi PR Managerze i szanowny Organizatorze, powinno mieć wartość dodaną dla uczestników. Nie chodzi o to, żeby firma miała nowych klientów, a wydarzenie wpływy z biletów. Jeśli swoją uwagę skupicie na tym, żeby uczestnicy mieli świetne doświadczenie, to ci klienci i te wpływy się pojawią. I wtedy wszystkie trzy strony będą zwycięzcami.

PS. jaką atmosferę i doświadczenie mieliśmy na TEDxWroclaw 2015, możecie zobaczyć tutaj:

The official video from TEDxWroclaw Wonderland 2015 is ready:watch our amazing speakers and guests talking about this year edition!If you show up on the video feel welcome to tag youself!

Posted by TEDx Wroclaw on Monday, June 22, 2015


Podobało Ci się?

Jeśli chciał(a)byś efektywnie wykorzystać wiedzę z tego artykułu w praktyce, mogę Ci pomóc – napisz lub zadzwoń:
michal@biuromowcow.pl
+48 790 300 458

Pracuję zarówno z grupami (szkolenia), jak i w sesjach 1 na 1 (konsulting).
Michał Kasprzyk

Michał Kasprzyk

Konsultant Przemawiania

Cześć, jestem Michał i od kilku lat z pasją zajmuję się przemówieniami. Uczyłem się od najlepszych – m. in. Chrisa Andersona i Hansa Roslinga, a teraz sam nauczam innych. Prowadzę szkolenia i indywidualne konsultacje z wystąpień publicznych, a do tego przemawiam na konferencjach lub je prowadzę. Jestem zapalonym miłośnikiem TED i Pomysłów Wartych Rozpowszechniania, organizuję TEDxWroclaw i uwielbiam łączyć ze sobą ludzi, którzy mogą coś wspólnie zdziałać.
Prywatnie oglądam dużo seriali i często spotykam się z przyjaciółmi.

Pin It on Pinterest